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野営BOOK

テレワーク、ファイルはどこだ?とカルタとり

2022.05.27

テレワークで一番困っているのは、実はファイル探し。

会社にいるときは、近くにいる人に「〇〇のファイル見せて~」ですぐに見ることができるのに、テレワークになるとなかなか声もかけられない・・・

そんなリアルだけれど、必要悪だから仕方がない、、、と我慢している問題についてまじめに考えてみましょう。

ファイルサーバが見えないから「Teams」を使おう!

社外からファイルサーバにアクセスするためにはVPNを利用するなど、セキュリティ上の制限が多いためテレワークになるとまず最初に困るのがファイルサーバが見えないことです。

Microsoft Teams(以下、Teamsと表記)

を使うとこれが解決できるので、Teamsを使ったファイル共有が拡がっています。

早速、Teamsを使ってみましょう。

TeamsのOfficeオンライン編集は超便利!???

Teamsには、共有したファイルを複数ユーザで編集できる機能があり、本当に便利です。

また、タブにファイルを追加するとワンアクションでファイルに直行できるため、より便利に使えます。

テレワークでもこの機能を使うとオフィスにいるかのように、リアルタイムでドキュメント編集ができるわけです。

Teamsのタブ追加方法
TeamsのOfficeオンラインで同時編集

カルタとりはしたくない!

ファイル共有ということになると、実はTeamsでもファイルサーバでも実はあまり変わりません。

リスト表示されているファイルから欲しいファイルを探し出すことは、まさに『カルタとり』。

1つずつファイルを開いて探していくしか方法がないわけです。自分で作ったファイルでも探せないのですから他の人が作成したファイルを探すのはほとんど無理というのが実情なのです。

これはずっと昔から同じですから、必要悪として我慢してきたというのが実情でしょう。

Teamsでファイルを探す

デキル君がファイルサーバ状態

カルタとりで何枚我慢できるでしょう。。。
野営社長の場合、3枚が限界です。これかなって思ったファイルを開けてみて、違ったから次を開けるそういうことを3回も繰り返すともう諦めてしまいます。

結局、仕事ができる『デキル君』にチャットして「〇〇のファイルメールしてくれる?」ということになるわけです。

気軽に頼むわけですが、デキル君は仕事ができるものですから、みんなから同じような頼みごとが殺到します。今まではオフィスにいなければ頼まれることもなかったのに、テレワークになるといつでも気軽にチャットで依頼が殺到してしまっているはずです。

デキル君も同じようにカルタとりをしているので、やはり大きな負担になります。

まさに、人間ファイルサーバ状態!

デキル君がファイルサーバ状態に

本来、デキル部下を守る立場の上司が仕事の邪魔をしているのに自覚がない。テレワークは「デキル君」には地獄のような状態なのです。

『上司は部下に迷惑かけてはいけません!』

野営BOOK:目で見て探せる

野営BOOK(do!book無料版)の一番の特長は『ファイルの見える化』です。

フォルダに登録してあるファイルのすべてのページをプレビューしてファイルを開かずに中身をのぞき見できるわけです。

「カルタとり」で3ファイルで諦めていた野営社長もこれなら欲しい資料を探し出すことができるわけです。

目で見て探せる

野営BOOK:スマホでも快適

野営BOOKはスマートフォンのブラウザでも快適に閲覧できます。

スマートフォンで全ページプレビューをみて、このページだなと思ったらそのページをタップするだけでスピーディにそのページを表示します。

端末にMS Officeが入っていなくてもスピーディに閲覧ができるので、野営社長のようにワーケーション中でカヤックに乗っていても見えてしまうわけですね!

スマホで閲覧

野営BOOK:切り取り・コピーもできる!

ドキュメントを作成するのではなく見たいだけの人は、そのドキュメントの一部を見たいだけです。

例えば商品の機能が書かれたページを見てみたい時など、その一部だけをコピーしたり切り取って手元に置いておくことができると便利ですね

野営BOOKでは、表示中のページにペンで書き込んでそのページをコピーしたり、ページの一部を選んで切り取ったりもできるのです。

もちろんファイルとしてダウンロードしてPCに保存することもできますが、必要な部分だけコピー・切り取りすることで作業性は大きく向上します。

紙のように使える

(ビューワからファイルダウンロード、ページコピー、部分切り取りの絵)

野営BOOK:チャット・メールでページ招待

野営BOOKの各BOOK及びページには呼び出し用のURLを取り出す機能が装備されています。

例えばメールやチャットにこのURLを貼り付けして送付すると、そのリンクをクリックするだけで直接資料の指定ページにご案内できるわけです。

詳しくはこのリンクを見て!という感じでメールに添付ファイルをつけるよりずっと手軽に情報提供が可能になるわけですね。

リンクでファイル共有

野営BOOK:Teamsに組み込んでみる

野営BOOKのファイルリストのURLをTeamsのタブに組み込んでみると、下図のように全ページプレビュー付きのBOOK一覧をTeamsに組み込んでメンバー全員でご利用いただけます。

よく使うマニュアルや図面、写真など様々な用途にご活用ください!

Teamsのタブにdo!bookのBOOKを一覧を追加

まとめ

野営BOOKは、お手元のPCフォルダ内にあるファイルを見える化して共有化する無料アプリです。
ファイル数50ファイル(1ファイルのページ数制限50ページ)まで永久無料でお使いいただけます。ユーザ数は無制限で利用できますので、例えばそれぞれ自分が管理しているファイルを野営BOOKを使ってチームに共有することで、ドキュメントの見える化を実現。

快適なテレワークは資料の見える化から始めてみませんか?

日本デジタルオフィスの社内でも、有料版(do!book)を使うことで、デキル君の負担をなくし、野営社長からの「〇〇資料探してくれる?」という依頼はほとんどなくなりました。

野営BOOKでファイル共有

無料版の野営BOOKの申し込みは、会社名とお名前、メールアドレスを登録するだけ、是非お試しください。 

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