機能紹介

do!bookの各機能をご紹介いたします

機能

フォルダ同期

 一般的なシステムのBOOK登録では、「1ファイルずつ」BOOKの登録・設定を行う必要があります。そのためファイル登録後に、タイトル入力や説明文の入力、さらにその他詳細設定など1BOOKに対して一連のプロセス行ってから次のBOOKを登録するというように、BOOKの登録作業の繰り返しが行われています。このタイムロスが、システム運用時に大きな弊害となります。

一般的な登録プロセス

無料版・ライト版)フォルダ同期

 do!bookでは、フォルダに保存されたファイルを、パソコンにインストールしたシステムがdo!bookに登録します。

 この登録を行うシステムは『BOOKクリエータ』と呼び、ファイルの管理管理者のPCにインストールしてご利用いただきます。登録したいファイルを同期元のフォルダに保存しておくだけで、準備は完了です。

 BOOKクリエータが新規・更新ファイルを検出してクラウドにまとめて登録します。フォルダからなくなったファイルはクラウドから削除します。この処理をフォルダ同期と呼びます。

 フォルダ同期機能により、同期元フォルダをファイルサーバなどに設置することで、マニュアル作成者が、各自作成したファイルを同期元フォルダに保存するだけで運用が可能となり、ファイルの管理が飛躍的に効率化できます。

 

無料版・ライト版)BOOKクリエータの操作方法

1)システムインストール

 Windows10のパソコンをご準備ください。パソコンに「BOOKクリエータ」をインストールしてサインインします。

2) 同期元フォルダを指定する

 公開したいファイルは、パソコンにフォルダを作成して保管しておきます。この準備していたフォルダを同期元フォルダとしてBOOKクリエータで、指定します。

注:同期元フォルダは、BOOKクリエータのインストールされたPCで見えるファイルのパスで記憶されます。
  フォルダ名を変更したりネットワークドライブの割り当てが変わった場合、同期元フォルダを検出できなくなりますので、同期処理を行った後はフォルダ名変更などをされないようご注意ください。

3)同期処理を実行する

 フォルダにチェックを入れて同期処理を開始すると、BOOKクリエータが同期元フォルダ内のファイルと登録済みのBOOKを照合して、「新規ファイル」・「更新ファイル」・「削除ファイル」を自動で抽出します。更新が必要なファイル数が表示されますので、確認後に同期処理を開始します。

4)タイトル・コメントの加工

 ファイルサーバで資料を探す場合、ファイル名の表示のため、一度開いて見なければ、何のファイルか分かりません。BOOKクリエータでdo!bookに登録すると、BOOK名はファイル名が表示されますが、現場スタッフが分かりやすいように、BOOKのタイトルを変更したり、コメント(説明文)を追加することができます。BOOKのタイトル・説明文の表示と共に、ページサムネイル表示で目で見て直感的にBOOKへ案内します。

5)レポートも同期処理

 Excelで作成したレポートテンプレートも同期処理で検出し、さらに「レポートの範囲」、「入力項目」、「属性」、「入力エリア」なども自動で検出して設定します。もちろん目視でのチェックも可能です。このように大量のレポートテンプレートの登録も効率的に運用可能です。登録されたレポートテンプレートの内容確認や修正もBOOKクリエータですぐに対応可能です。

プロ版)フォルダ同期

do!bookプロ版は、本格的なデータベースシステムで、さらに高度な機能を実装しています。ここではライト版とプロ版の同期機能の差についてご説明します。

1)フォルダ構成もまとめて同期が可能

 ライト版では、同期元フォルダは1フォルダずつ指定します。プロ版では、同期元フォルダを1つ指定してそのフォルダ以下のフォルダを丸ごと同期できるようになります。つまり階層化されたフォルダ構成での同期を可能にします。フォルダ構成が変わった場合は、変更後のフォルダ構成として同期されます。

2)フォルダ単位のアクセス制御

 ライト版には、データベースがないためユーザ情報は保持できません。プロ版の場合、データベースがあるため、ユーザ情報・ユーザグループ情報と閲覧権限をデータベースで管理できます。各フォルダへのアクセス権をユーザが所属するグループごとに設定してご利用いただけます。

3)タイマー機能で同期処理を自動化

 ライト版ではフォルダ同期はBOOKクリエータで1つずつ同期処理を行う必要がありますが、プロ版ではあらかじめ時刻を設定して同期処理を自動化することが可能です。

4)ファイルの並び順変更対応

 ライト版では、同期元フォルダに登録されたファイル名順にBOOKが表示されます。プロ版では、フォルダに「並び順変更モード」を設定すると、管理者がフォルダ内のBOOKの並び順を自由に変更できるようになります。

5)ページ編集モード(ハイブリッドBOOK作成)

 ライト版では、フォルダに登録されたファイルがそのままBOOKとして公開されます。プロ版では、アプリで閲覧するBOOKを1冊ずつページ編集することができます。この機能を利用することで、図面や動画、レポートなどを1冊のBOOKにしたハイブリッドBOOKを作成することができます。

<手順>

(1)フォルダを「ページ編集モード(正式名称要チェック)」に設定します。

(2)BOOKクリエータでページ編集画面を呼び出します。

(3)BOOK編集画面を呼び出しページ編集を行います。画面左に一覧で表示されている同期元フォルダから編集したいファイルを選択すると、画面右側に選択したファイルのページがサムネイルで表示されるので、必要なページを残して並び替えてページ編集を行います。PCにあるファイルを呼び出してページ挿入も可能です。動画やExcelで作成したレポートテンプレートなどフォーマットの異なるファイルのページ編集が可能ですので、動画や図面、レポートまで一冊にまとめたBOOKをスピーディに作成できます。

(4)BOOKのタイトルやコメントなどをBOOKリスト上で編集します。BOOKの並び順や公開制御(公開/公開停止の切替え)なども可能です。

 

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