現場では長年改善を続けてきた仕組み・工夫が蓄積されています。これは現場の文化として定着しているので、その文化を破壊することなくアプリに切り替えていく必要があります。
では、紙ベースで行われているサービスの例をあげてどう解決していくか検討してみましょう。

課題１：作業場所に必要な情報が用意されている

作業に必要なマニュアルやレポートの原紙は現場に配布・保管されていていつでもアクセスできるようになっています。
最新の図面や帳票に更新する作業をペーパレスによって効率化したいけれど、電子化しても、今の便利さを維持しないと使ってもらえないわけです。

解決１：優れたアクセス性

様々なアクセス方法をご用意していますので、現場の特長に合わせて必要な情報に素早くアクセスしていただくことが可能です。

＜フォルダやお気に入りからアクセス＞
分かりやすくフォルダ分けして探してお気に入りに入れておくことで素早くアクセスできます。

＜QRで直接アクセス＞
機器にQRコードを張り付けて、お手元のスマートフォンで読み込めばそのままBOOKへ直行。リンクや社内システムにリンクを貼り付けるとBOOKリストへ直行します。

＜アプリ内通知で他ユーザ招待＞
管理者が帳票への招待を通知すると、通知リストから帳票を直接呼び出して作成開始することができます。

課題２：作業スケジュールに合わせて作成依頼してくれる

工程管理は既にシステムが導入し、工程表は紙ベースで配布されていて、それを参照して必要な資料やレポートを現場へ提供されていました。

レポートなどは、注文番号やスペック、許容値などは事前にバックオフィスで書き込んだものを現場に提供してくれているため、現場では必要最低限なものだけ書き込むことでレポートできます。

バックオフィスでの準備とチェックの効率化が電子化のポイントです。

解決２：工程表と現場を直結

＜スケジュール連携＞
既存の工程管理システムやExcelの工程表には最新のスケジュール情報が設定されています。従来の帳票電子化システムではこのスケジュール情報を再入力したり、カスタマイズして連携する必要がありました。

do!bookでは、既存の工程管理システムだけでなく、Teamsに保存されているExcelの工程表ともデータ連携して現場の実施担当者に作成を自動依頼することで作成忘れを防止します。
①既存の工程管理システムと連携するため、do!bookスケジュールテーブルは公開されます。このテーブルに既存システムからプロジェクトと工程スケジュール、提供したい資料やレポートひな型のコード書き込んでいただくことで連携できます。
②Teams上のExcel工程表と連携して最新のスケジュールを取得し、工程終了日などの情報はExcelにフィードバックします。

＜マスター参照自動入力＞
通知されたレポートを立ち上げるとプロジェクトと工程、実施担当者に関連して決まる項目は自動的に流し込まれます。従来、バックオフィスで書き込んでいたものが自動化されることで、現場でも無駄なくペーパレス化が可能です。

課題３：帳票もわからない項目は空白でOK！オフィススタッフが電子化してくれる

現場で作成するレポートには、現場ではすぐには調べられない情報（客先情報やスペックなど）が含まれています。
そういう場合は、現場で使用する前に許容値などを書き込んだり、現場では注文番号だけ書き込んでおいて、あとで必要な項目（お客様名、スペックなど）をオフィスで書き込むなど、現場に負担をかけない運用方法が確立されています。

現場の入力作業の効率化が電子化のポイントです。

解決３：入力自動化による効率化と入力値のチェック、品質管理

従来アプリのマスタ参照機能
従来のアプリ（do!bookも含め）では、マスターを検索してデータを取得する機能は実装されていますが、PCに不慣れなユーザには使いにくいもので、大きな壁になっていました。
より自然に利用できるための工夫が不可欠なのです。

do!bookの自動入力機能
do!bookには目的に応じて様々な自動入力機能をご用意しています。
また、必須チェックはもちろんデータ異常時の自動通知などミスなく品質を作り込むツールとしてご利用いただけます。

■CSV参照と履歴コピー

＜CSV参照＞
取り込める項目数に制限があることと（500項目まで）操作が多少難しい点はありますが、リストから選択していただいて取り込む機能です。

＜履歴コピー＞
作成済のレポートを呼び出してコピーしたい項目を指定するだけで、入力値をコピーすることが可能です。

■エクセルデータ連携とマスター参照自動入力

＜Excelデータ連携＞（オプション）
例えば、計測値の許容値などは、製品のスペックに従って細かく設定する必要がありますが、あらかじめスペックごとの許容値をExcelにまとめておくことで、スペックを入力して許容値をまとめて取り込むことが可能です。

＜マスター自動入力機能＞（オプション）
例えば、製品情報、お客様情報、スペック情報などをマスターとして登録しておくことで、それぞれのキー項目が入力された時、関連情報を自動的に入力される大変便利な機能です。

■自動メール通知

＜自動メール通知＞
do!bookはレポートの各項目に許容値を設定して異常な数値が入力された場合、もしくは異常な選択項目を選んだ場合、管理者に自動的に通知する機能を実装しています。この機能を利用することで、異常は記録時に迅速に管理者が把握をして、作成中のレポートを表示して確認することが可能です。問題発生時の対応を迅速に行うことで、迅速なトラブル対応を実現します。

■簡易ワークフロー

＜簡易ワークフロー＞
電子化されたレポートは、紙運用と異なり、作成完了すると見えなくなり、管理者のチェック漏れがおこりやすくなります。
do!bookでは作成者や承認者のハンコ欄だけ作成しておくことで簡易ワークフロー機能をご利用いただけます。この機能を利用すると作成者が押印すると承認者への通知を促され、承認者に確認してもらうため招待することができます。
管理者がチェックする体制の構築でトラブルを予防します。

■検索台帳

＜検索台帳＞
特に重要な管理項目については、帳票を横断して確認する必要があります。
各レポートの管理項目については、管理者が定期的に検索し、その状態を確認するのに便利な機能が、検索台帳機能です。