レポート電子化ツールの使いにくさは、現場スタッフにしかわからないのが実情です。
PCに慣れていないユーザに、不慣れなツールを押し付けても上手く活用できないのは当然です。
そしてなにより、二度手間や時間の無駄は現場スタッフにとっては許せない問題になるのです。

課題１：紙のほうが速い

レポート作成ツールを試したけれど、結局は紙レポートのほうが速いというのが実情です。
また、入力項目を選んでいくためには、どうしても大きな画面のタブレットが不可欠というのもレポート電子化の常識になっています。
実際には、両手がふさがるタブレットは撮影などは2人作業になってしまい、さらに現場に持ち歩けないため、紙レポートにメモをして机上でまとめて入力するなど、無駄な時間を使っているのです。
また、大きなタブレットは破損の確立も高くなっているのが実情です。

＜現場の本音＞
　　『紙より早く作成したい』
　　『スマートフォンで使いたい（現場で入力、片手で撮影）』

解決１：様々な入力スピード向上機能

電子化されたレポートの作成スピードが遅くなる要因をベンチマークテストした結果、電子化ツールが遅い要因は２つありました。
　①画面をスクロールし、タップして入力項目を指定していく作業：約２０％
　②文字入力のキーボード操作：約１５％
この２つの要因を改善することで紙よりも速くレポート作成が可能となるわけです。

＜入力項目自動送り機能＞
入力項目を画面でタップしてから入力し、さらに次の項目をタップして指定するという繰り返しが入力スピードのロスにつながり、画面の拡大はスクロールも無駄な操作になっており、それらは実に作業の２０％を占めているのです。
do!bookでは、各項目の入力順を自動設定しておくことで、入力が終わると次の入力項目に自動的に進んでいきます。拡大画面で閲覧しているときは、次項目が画面外になる場合、自動的に画面もスクロールしていきます。
この機能により現場の入力スピードは劇的に上がります。

＜OSの音声入力機能活用＞
OSの音声変換機能を活用することで、文字入力が不慣れな現場スタッフでもスピーディに文字入力が可能です。
独自の音声変換機能をアピールするアプリがありますが、do!bookではOS機能としての音声変換機能の利用できる仕組みをご提供。OSのアップデートで今後も変換精度は向上していくことが期待できます。
（iOSの音声認識制度は、一般的な音声変換ツールより高精度です）

課題２：入力項目が多すぎる

入力項目が多いとレポート作成に時間がかかってしまい、不慣れなユーザには大きな負担になります。
実際には、紙レポートとして作成し、後でまとめて入力しているのが実情です。
その結果、操作に慣れた特定のメンバーに仕事が集中したり、バックオフィスのメンバーが入力を代行するのが当たり前になってしまうのです。

現場で分担して協力してレポート作成できることがポイントです。

解決２：共同作業とExcel関数でスピーディに帳票作成

＜Excel関数対応＞
紙ベースの帳票では、各種計算も自分で行う必要がありましたが、Excelの様々な関数を利用することでExcelで計算させて入力項目を減らすことが可能です。
しかし、Excelを現場スタッフは使いこなすことができず、レポート電子化ツールで改めて計算式の設定などを行う必要がありました。
do!bookではExcel計算式や関数を設定したレポートひな型を登録するだけでExcelがインストールされていないスマートフォンやタブレット、PCのブラウザ上で４００以上のExcel関数を利用した計算を実行できます。

＜同時編集機能で共同作業＞
さらにレポートに他のメンバーを招待して同時にレポート作成できるので、入力項目が多くてもスピーディなレポート作成が可能となります。

課題３：複数ユーザでレポート作成できない

紙ベースのレポートでは、当然ながら複数ユーザでの共同作業ができません。
そのため、レポートを分けて記録し、後でまとめるなどの無駄が発生していました。
レポート電子化ツールでも同一レポートの複数ユーザでの作成ができないツールもあり、この無駄を解消できないのです。

同じレポートを複数ユーザで作成して無駄をなくすのも電子化の大切なポイントです。

解決３：複数ユーザ同時編集・同じ画面を見ながら議論も可能

<複数ユーザ同時編集＞

広い工場を同時にパトロールする際は、まず工場スタッフがレポートを作成開始し、他の倉庫や事務所のスタッフを作成中のレポートに招待します。

そうすることで、1つのレポートに複数ユーザが同時に書き込んでいくことができます。

書き込んだ内容は、いつ・誰が入力したか記録されます。

同じエリアの入力しようとすると、ロックがかかり、先に入力中のスタッフ名が表示され、同時入力を防ぎます。

またレポート内ではピンポイントでチャットで議論できるため、言った言わないのコミュニケーションミスも防止します。