ワークフローの実態

既存のワークフローや電子ハンコの運用の実態はどうでしょう。

難しいフロー設定や印影の証明書による押印日時の証明など、とても複雑で知識のないユーザには利用できないものになっています。

その結果

①ワークフローの設定ができるスタッフが少ないため、適用書類が広がらない。

②承認作業にPCスキルが必要なため、承認者は事実上操作ができず、承認代行者がシステムの便利機能として謳われてる。セキュリティモラルが破綻している状態。

③ユーザ数ライセンス契約となっているため限定ユーザでの運用に限られている

このように効率化とは逆行し、セキュリティリスクすら危ういものを利用しているのにもかかわらず、誰も問題にしていない嘆かわしい状態にあると言えます。

現場が生んだ多段式ハンコは最適のワークフロー

上の図は日本の現場で多く利用されている多段式のハンコです。

書類には、定められた枠内にハンコを順番に押印していくものです。

①ハンコの並び順＝承認順

②枠タイトル＝承認ロール

③押印の抜け＝承認漏れ

この小さなエリアには、ワークフローに必要な情報が凝縮されており、ハンコの組織と氏名、押印日まで表現します。

既存のワークフローシステムでこれだけ一見性のあるインターフェイスは実現できないのではないでしょうか？

これが日本の現場100年の歴史もあるワークフロー可視化ツールです。

do!bookではハンコの種類は標準の場合３段ハンコ、ワークフロー機能を利用数場合は「４段ハンコ」をご用意しています。

押印時刻まで表示することで押印順まで可視化することが可能です。

ワークフロー機能を利用する場合、3段ハンコに加え、一番上に「処理内容」を表示する４段ハンコとなります。

さらに「却下」機能を実装しているため。「却下」が押印されるとすべての押印者に通知され、直ぐに対応を促します。

ワークフローの設定

ワークフローの設定はマウス操作だけで簡単に行うことができます。

デモ動画はこちら

①ひな形にハンコ枠を準備しておくことで簡単に「ハンコ」枠を設定いただけます。

②承認順にマウスをクリックしていきます。

③処理を選択します。

④承認する対象の組織をリストから選択します。

⑤PDF欄には「✔（チェック）」を入れておくだけで、そのプロセスでの承認情報をPDFで自動保存します。

このようにわずか数分で設定は完了します。

ワークフローを使ってみる

アプリで帳票を開いてみましょう。

①ワークフローで承認グループに設定されていないユーザが開くと、押印欄はハンコが押せない状態です。

②作成印グループに設定されているグループが帳票を開くと、設定されている「作成印」のみ押印できるようになります。

③押印すると通知先設定ウィンドウが表示され次の承認グループのメンバーがリストで表示されます。

④次の承認者など必要な関係者を通知先に設定します。

⑤押印時のコメントを書き込んで通知を送信します。

⑥通知したユーザには「通知を受け取った」ことをお知らせするメールが送られてきます。

メール内のリンクをクリックするとdo!bookが起動して「通知受信リスト」画面が開きます。

⑦「通知受信リスト」画面は、帳票内の押印欄と同数のハンコ欄が表示されいるため、一見で処理状況を把握できます。

ハンコを押すと帳票が表示されます。

⑧自分が所属する組織が押印可能な押印枠の背景色で表示され、他のメンバーが押印したものは修正できません。

また、押印本人は消去、再押印が可能です。