概要

従来の帳票電子化ツールは、教育が大変でひな形作成に時間がかかりすぎたり、帳票のカスタムにコストがかかりすぎるなどの問題があり、現実的には小規模導入にとどまっているのが実情です。

これらの問題はdo!bookの新機能で解決できるのですが、コスト上の大きな問題もあります。

１）ユーザ数が増えるとコストが増えすぎるので増やせない

２）SaaSからパッケージへのアップグレードが円滑に行えない

これらを解決するためにご用意しているのがアップグレードサービスです。

SaaSユーザ数が１００を超えるタイミングで『ユーザ数無制限』のパッケージに移行することで、コスト低減を実現。全員参加のDXツールとして末永くご利用いただけます。

「do!book mini」のご紹介

do!book miniはユーザ数ライセンスでご提供するdo!bookのSaaSサービスで、２種類のサービスをご用意しています

1）do!book mini

・優れたコスパが自慢のサービスで、部門単位でのご利用に最適です。

・フォルダ階層「２階層」、帳票ひな形登録数「500ファイル」まで対応しており作成帳票数は無制限です。

2）do!book mini+

・レポート自動作成や証跡機能など不正防止に対応したサービスで、セキュアな運用が必要なチーム向けのサービスです。

・フォルダ階層「３階層」、帳票ひな形登録数「1,000ファイアる」まで対応しており作成帳票数は無制限です。

パッケージ版へのアップグレード

1）パッケージ版でできること

パッケージ版では、まずユーザ数無制限になります。ユーザ数を気にせずにご利用いただけることから運用範囲を一気に広げて全社ペーパレスDXツールとしてご活用いただけます。

また、オンプレやプライベートクラウドで運用できることから、セキュリティ上のリスクからご提供できなかった様々な機能をご利用可能となります。

（1）ユーザ数、登録ファイル数、フォルダ数無制限

（２）作成帳票の保存期限無制限

SaaSサービスではセキュリティ上の制約により、作成した帳票は180日後にはサーバから削除されます。

「ダウンローダ」によりお客様社内環境にダウンロードされた作成帳票は、削除されません。

ただしお客様の管理によります。

パッケージでは、サーバでの保存期間はお客様にて管理いただけます。

（３）キャビネット機能

多くの部門で運用するときは組織やユーザを統合して管理するのは困難になってきます。

do!bookのパッケージ版では、キャビネットというまとまり単位で運用管理することで各部署が責任を持って管理していくことになります。

SaaS版からアップグレードした場合、１つのSaaS契約が１キャビネットとして移行することができ、複数のSaaSをまとめることができ、運用はSaaSでの運用のまま各キャビネットで行っていただけます。

SaaSからパッケージに移行しても運用方法は変わらないため混乱は起こりません。

（４）豊富なオプション機能

1）全文検索機能

登録したファイル内の文字の位置まで検索し参照したい資料のページに直行できます。

2）ワークフロー

承認ロールによるワークフローや、公開前承認のワークフローにも対応します。

3）証跡機能

帳票入力辞に許容範囲外の値が入った場合や入力を修正した場合、理由を記載する機能

4）スケジューリング機能

公開されたテーブルに帳票スケジュールを書き込むと担当者に自動的に作成依頼を通知します。

工程管理システムとの連携に最適です。

5）レポートビュー

作成した帳票の参照したい項目を指定するだけで、自由にアクセス。利用できるデータベースビューをご用意します。

6）デベロッパーライセンス

他システムとの連携のためのカスタマイズを当社に依頼せずにお客様ご自身で設定いただけるライセンスです。

カスタマイズコストを劇的に減らすことができます。

SaaS版からパッケージ版へのアップグレード

SaaSはユーザ数に比例してコストが増えていってしまうし、パッケージ購入は高額になってユーザ数が少ないとコストパーフォーマンスが低くなります。

このジレンマを解決するのがdo!bookのアップグレードサービスです。

SaaSのユーザ数がどこまで増えればパッケージ購入したほうが安くなるのか試算したものが上図になります。

SaaSサービスの「mini」からパッケージ版の「スタンダード」へのアップグレードと、SaaSサービスの「mini+」からパッケージ版の「プロ版」へのアップグレードを２つのケースで見てみると「SaaSサービスで100ユーザを超えると、ユーザ数無制限のパッケージ版に移行したほうが安い」ということがわかります。ここではパッケージ版をプライベートクラウドで運用する費用も含めて比較しています。

パッケージ版では、複数のSaaS契約をまとめることができるので、例えば5つのご部門でSaaS契約をスタートして、その合計ユーザが100人を超えるとパッケージ購入のほうがコストパーフォーマンスが高くなるということです。

できるだけ多くの部署でまずSaaSサービスから運用して、早期にユーザ数無制限のパッケージにアップグレードしていただくのがベストです。

＜年払い残金のパッケージ購入引き当て＞

SaaSサービスを年払い（2か月分お得）でお支払いされる場合は、プロ版への移行時に未消化の月割費用はパッケージ代金に引き当てていただくことも可能です。