はじめに

建設・土木など社外の現場のIT化はその環境から難しいものとされてきました。しかし、コロナ禍で現場スタッフのミーディングもままならない状態となり、工事現場のペーパレス実現が事業継続のためにも喫緊の課題となっています。

do!bookは10年以上前から清水建設様などで工事現場のペーパレスツールとして広く活用されてきましたが、その機能について事例を交えてご紹介します。工事現場でのペーパレス化のポイントは３つです。

①ユーザ管理が簡単であること

現場は、様々な会社、職種の多くのメンバーが集まって仕事をしていて日々メンバーが変わっていきます。セキュリティは大切ですが、メンバー管理に負担がかかると運用ができないのが実情です。

②工事担当者への負担がかからないこと

多忙な工事担当者の方に負担がかかると運用は破綻します。手間をかけずに運用できることが重要です。

③スマートフォンで利用できること

スタッフの手元のスマートフォンでスピーディに閲覧できるフットワークの良さが大切です。

では、このポイントに注目してご導入事例で運用イメージをご紹介していきます。

ファイルサーバに登録するだけで現場配信（清水建設様など）

現場に提供したいファイルをフォルダに分類して登録しておくだけで準備は完了。工事担当者の負担を極限まで低減しながら、現場への最新情報提供を実現されています。運用方法を具体的に見てみましょう。

①担当者は現場に配信したいファイルを決められたフォルダに登録します。

do!bookはフォルダ内のファイルをチェックし変更・追加されたファイルを自動的に処理してクラウドにアップロードします。

②現場に掲示されるＱＲコードをスマートフォンで読み込んでパスワードを入力すればドキュメントリストやBOOKを直接表示。教育不要で誰でもすぐにご利用いただけます。

③ユーザ数は無制限・マルチデバイスでご利用いただけます。またユーザグループごとのアクセス制御も可能です。

レポート機能で写真も管理（日本貨物鉄道様）

現場で撮影した写真を帰社後に整理するのも、かなりの時間を要します。日本貨物鉄道様ではレポート機能を活用して、効率的に写真管理を運用されています。do!bookのレポート機能を活用すると煩わしい現場写真も効率的に管理が可能ですので、ご利用方法をご紹介しましょう。

①Excelでレポートテンプレート作成してフォルダに登録

写真を貼り付けたいセルには『写真』と記入するだけ。システムが写真張り付けエリアとして自動認識してくれます。作成したExcelファイルをフォルダに登録するだけでクラウドにレポートテンプレートとして登録されます。

②スマートフォンでレポートに写真張り付け

スマートフォンでレポートを呼び出して写真エリアをタップして写真を貼り付けるだけでクラウドに写真が登録されます。

③Excel、PDFで写真集としてダウンロード

作成した写真集はExcelもしくはPDFとしてパソコンからまとめてダウンロードすることが可能です。

多種多様な情報を1冊にまとめてペーパレス（日本貨物鉄道様）

製造現場には図面だけでなく、各種標準や機器の取り扱い要領、写真やスケッチなど様々な情報を提供する必要があります。これらの情報は様々なフォーマットですでに存在していますが、マニュアルとして現場に提供するためには技術スタッフが加工して提供する必要があります。この加工作業が非常に大きな負担となり、結果として運用が行き詰まってしまうわけです。

例えば、図面はPDF、操作ガイドは動画、Excelのチェックリスト、Wordで作成した各種技術資料、写真などのコンテンツは既にパソコンの中にあるのですが、これを加工してマニュアルに仕上げる作業が課題となっていました。

マニュアル作成を1/10に効率化（日本貨物鉄道様）

do!bookのハイブリッドBOOK機能を利用することで、様々なフォーマットの異なるドキュメントや動画、写真などを１冊のBOOKにまとめてマニュアルを作成することができます。

つまり「すでにある資料」を「組み合わせるだけ」でマニュアルを作成することにより、圧倒的なマニュアル作成時間の短縮を実現できるだけでなく、現場でもページをめくるだけで様々な情報をまとめて閲覧することが可能になり、マニュアル参照の作業性も大幅に改善されたわけです。

全面導入・全員利用で効果は最大化できる（トヨタ自動車様）

現場ペーパレスの導入に先立ち、まずは一部で試してみたことがある企業様も多いのではないでしょうか。ある部門だけとかある資料だけ試してみても、通常ペーパレスの効果は発揮されません。

ある部分だけは紙で運用しているとか、ペーパレス対象部門が一部だけでは、逆に紙がないということが障害となってしまうケースがあります。事実、一部部門だけのペーパレスをトライアルしてみたけれど効果はでなかったので導入を見送ったという企業様も多いのが実情です。つまり、小規模運用では効果は限定的で障害はあるため、いずれ紙に戻ってしまうわけです。

全部門導入しないと効果は出ない（トヨタ自動車様）

なぜ小規模トライアルからスタートされるのか、その理由はソフトウェアのライセンスにも問題があります。ソフトウェアのライセンス費用は通常ユーザ数で決まります。ユーザ数が少なければ費用は安く、ユーザ数が増えれば費用が増額されるわけです。一方、効果は実証されていないので、最初からユーザ数を増やして利用するリスクをとるわけにはいかないわけです。

そういうわけで、小規模トライアルが始まりますが、現場には多くのメンバーがいますから、例えば図面を電子化しても一部メンバーだけに共有しても効果は出ません。権限を与えられていないユーザは、プリントアウトしてもらい紙としても利用するような形にせざるを得ないのです。

do!bookには機能によりグレードの違いはありますが、すべてユーザ数は無制限にさせていただいています。トヨタ自動車様では、全販売店の実に４万ユーザがdo!bookをご利用いただき、動画、写真、ドキュメントなどを共有しておられます。全員が利用することで初めてペーパレスの効果は出てくるのです。

ユーザ数無制限を実現したdo!bookの独自技術についても製品サイト内で詳しくご紹介しておりますのでご一読ください。

レポートペーパレスを品質向上につなげる（パナソニックコンシュマーマーケティング様）

マニュアルは見なくても作業はできるという人はいますが、レポートはそれ自体が現場作業の成果物でもありますので、しっかり記録する習慣が身についています。レポート電子化のツールも多種多様、様々な特長・機能を持った優れたものも多いのですが、これにも多くの障害があり現場での普及はやはり遅れているのが実情です。レポートの電子化での課題と解決についてご紹介しましょう。

１）レポート電子化の課題

➀テンプレート作成の作業性

レポートの形式が変わると誤記入の原因となるため、できるだけ形式は変えたくない。しかし、電子化に時間がかかりすぎると対応させることができるレポートが限定されてしまう。

➁レポート作成の作業性

現場環境にパソコンは持ち込めないので、現場でメモしてパソコンに再入力しているのでかえって手間がかかってしまう。できればスマートフォンやタブレットで現場で作業しながら直接レポート作成をしたい。

➂不適合発生時の迅速な対応

不正なデータを記録したとき、速やかに技術スタッフなどのアドバイスをもらい対応したいが、電子化によりかえって状況を伝えにくくなってしまう。

➃品質記録としての保管・提出

記録するのが目的ではなく、品質記録としてPDFなどで一定期間保管する必要がある。また、客先に提出するためにレポートの再加工などの手間がかかっていて効率化になっていない。

作成から保管まですべての課題を解決（パナソニックコンシュマーマーケティング様）

2）do!bookで４つの課題を全て解決

➀Excelでテンプレート作成

Excelで自由なレイアウトのレポートを作成可能。難解なExcelマクロなど使用していないので、教育はほとんど不要。レポートテンプレート作成を大幅に効率化するとともに利用中のフォーマットに合わせたレポートにすることができます。

➁タッチ操作でレポート作成

パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどでタッチ操作でスピーディにレポート作成が可能。写真、バーコード、GPS情報などにも対応しています。

➂自動通知機能と会議・ハンコ機能で高度なコミュニケーションを実現

入力値が異常であった場合、管理者に自動通知、通知内のリンクをクリックすると同じレポートを参照しながらドキュメント上でチャットや会議が可能です。迅速なトラブル対応を実現します。また、ハンコ機能を利用すれば作成したレポートの承認までペーパレスで対応できます。

➃レポート出力はExcel、PDFに対応。生産管理システムなどと連携も可能。

入力した値はすべてデータベース化されシステムでセキュアに管理します。

検索してExcelもしくはPDFとして取り出したり、データのエクスポートはもちろん他の社内システムと連携することで、生産管理システムの一部として組み込むことも可能です。

工事現場のDXはペーパレスからはじめよう

工事現場で働くスタッフにとってマニュアルやレポートは永く紙で運用してきました。パソコンは使いにくいという現場の環境もありIT化は遅れていたわけですが、スマートフォンの普及により大きな変化がうまれています。スマートフォンを活用してマニュアルとレポートのペーパレスを実現することは、今は難しいことではなく、すぐに実現可能な工事現場DXとなりました。