「オフィス」のペーパレス化の運用は軌道に乗っているのに、「現場」ではうまくいかないというケースが多く見られますが、その理由は何なのでしょうか。

一般的ないわゆる「ファイル共有」は、ドキュメント毎にIT化が進められてきました。

「図面共有システム」や「マニュアル」、「各種基準資料」などドキュメントの種類ごとにまとめて分類され、IT化されて行くのです。

ところがこの分類そのものが、現場スタッフにはとても使いにくいのです。

ある作業を行おうとすると、「図面システムで図面を閲覧」して、「マニュアルシステムでマニュアルを閲覧」して、「レポートシステムでレポート登録」を行うというように、現場ではそれぞれのシステムを切り替える必要があり、業務に無駄が生まれているのです。

ドキュメントは作成者が作りやすい単位で管理されていて、現場では必要なページ閲覧するために、システムを切り替えながら探しています。この切り替えの無駄を効率化するため、現場スタッフの要望に応えて開発した、ハイブリッドBOOKについてご紹介しましょう。

異なるフォーマットのページを1冊にまとめて閲覧

ハイブリッドBOOKとは、現場に必要な図面（PDF）や要領書（Word）、操作ビデオ（mp4）、技術資料（Excel）やレポート（Excel）などが、まとめて1つのビューワで閲覧できるBOOKのことです。システムを切り替える必要はなく、1つのシステム上でページをめくるだけで、現場で必要なあらゆる情報をまとめて一気に閲覧できます。

さらに、マニュアルとレポートの一体化も実現しているため、1作業1BOOKにすることで探し出す手間を省くことで、古いマニュアルやレポートテンプレートを使ってしまうなどのミスは起こりません。一体化したBOOKにより品質向上にもつなげていけます。

スライドビュー機能でハイブリッドBOOK自動作成

ファイルサーバのフォルダに複数のファイルをまとめて保存します。そしてスライドビュー設定をONにして配信すると、現場スタッフがフォルダ内のファイルをファイル名順にページめくりだけで閲覧できるようになります。

難しい編集作業を一切行うことなく、マニュアルとレポートを一体化したハイブリッドBOOKが完成します。

異なるファイルフォーマットをページ単位で編集

自動配信は大変便利ですが、ファイルフォーマットの異なるファイルをページ単位で並替えて配信したい場合は、プロ版のページ編集機能がおすすめです。パソコンにインストールして使用する「BOOKクリエータ」というツールを用いて、現場に見せたい順番にページをドラッグ&ドロップで自由に並び替えられ、マニュアルとレポート一体化のハイブリッドBOOKを手動で作っていくことも可能です。