現場ペーパレスを実施するのであれば、その効果を得るためにはできるだけ全面的、全工程での実施を目指すべきです。一部の工程だけでは、紙ベースと電子化の二重管理が必要となり、むしろ手間が増えることになります。

『とりあえず、試そう』ということでは結果として何も得られないことになってしまうので将来を見据えた計画が肝要です。

最後に２重管理をできるだけ避ける方法と効果に合わせた投資の手順について検討してみましょう。

課題１：運用効率化できず部分運用なら二重管理で無駄が続く

現場ペーパレスを目指す過渡期として、紙とペーパレスの2重管理の段階は避けることができませんが、運用効率化ができない場合、この期間が長引き、コスト効果が相殺されることになります。

レポート電子化ツールでも効率的な運用ができるかどうかがとても重要なポイントとなります。

解決１：運用管理を分散化してスピーディに拡張

スピーディなペーパレス化を実現するには、ペーパレスを進めるユニットの大きさが重要なポイントになります。

例えば事業所や工場全体でペーパレスを進めるとしても、大きな組織での運用はどうしても動きが遅くなってしまいます。

紙ベースの運用では、もっと小さな単位で業務は進められているため、デジタル化もその小さな単位で進めるのが最も有効です。

比較的小さな単位でお互いが競争してペーパレス化を進めていき、最終的に大規模な運用に進化していくというイメージをどのように実現するかが重要になるわけです。

do!bookのSaaSでは、２０ユーザ単位のライセンスとしていますが、これがこの最小単位のユニットをイメージしています。製品や仕事の進め方などでかわりますが、人数が少なすぎても効果はだせないので、最小２０単位でご提供しています。

ユニットによってもっと人数を増やすこともできますが、このユニットを複数用意して

それぞれが競い合ってより多くの素材（図面、マニュアル、レポート）をペーパレス化していくことで拡張スピードを向上させるわけです。

do!bookでは、ファイルをドラッグ&ドロップするだけでペーパレス化できるので、特定の運用管理者は不要、皆で協力して運用管理することが可能です。

各ユニットでのコンテンツのデジタル化を一気に増やすことでコスト効果を先取りするわけです。

次のステップとしては、このユニットの統合化です。

ある程度普及が進めば、パッケージサービスにグレードアップし、これらユニットをまとめて運用コストを低減することが可能です。

課題２：ユーザ数に比例してコストが増えていってしまう

SaaSでは、ユーザ数と比例してコストがアップしていきます。

一方で効果はペーパレス化した資料の数で決まっていきます。

つまり

　①レポート数を増やす

　②効果がUP

　③ユーザ数増やすことができる

ということを繰り返していけばいいわけです。

しかし、従来のレポート電子化ツールでは、レポート電子化に時間がかかるため、大量のレポート電子化は難しいのが実情です。

つまり、運用効果が上がらないのにユーザ数は増やしていけないという状況になってしまうわけです。

解決２：ペーパレス化レポートの数を飛躍的に増やすことで解決

do!bookはファイルをまとめてドラッグ&ドロップするだけ。

ドキュメントのペーパレス化のスピードは劇的に向上させることができます。

その結果、効果は増えて、ユーザ数を増やしていくことが可能になります。

SaaSでは、ユーザ数に比例してコストが増えていきますが、パッケージ（サブスクリプション）に切り替えることで、ユーザ数ライセンスは抑制することが可能。

１００ユーザ程が切替タイミングです。

パッケージに切り替えると、以下のメリットがあります。

①サーバー環境がお客様専用となるためよりセキュアに運用可能となります。

②社内システムとの連携が可能となります。

③作成したレポートの保存期限が無制限となります。

　（SaaSの場合は、クラウドでの保存は１８０日。ただし、作成したレポートは自動的にお客様のPCやファイルサーバに自動ダウンロードするよう設定が可能）

④お客様のご要望に従ったカスタマイズが可能（有償）

課題３：パッケージ買取はカスタマイズ可でも機能向上に非対応

パッケージの買取プランでは、お客様のオンプレミス環境やプライベートクラウドで動作させることができ、高度のセキュリティを求められるお客様では、買取プランを選択されます。

また、プログラムはお客様専用となりますので、お客様のご要望に従ってカスタマイズすることができます。

注：カスタマイズの内容によっては、機能改善などの最新プログラムが反映できないことがあります

一方、初期投資が高額となるため、パッケージのサブスクリプションが求められてきました。

解決３：パケージサブスクリプション新登場！

do!bookでは、2025年5月より、パッケージのサブスクリプションプランがラインナップされました。

詳細は下表参照ください。