現場DXはまずはペーパレスからと比較的安易に『とりあげずペーパレス』という感覚でスタートしがちですが、現場ペーパレスはあくまでも効率化の手段であり、目的ではありません。

一部分のペーパレスを実現できたとしても、それは部分効率化に過ぎず、全体的にみると満足できる効率化は得られません。

とりあえずペーパレスという姿勢で現場DXを始めて失敗する要因は、現場よりもバックオフィスのスタッフ側の準備不足が原因なのです。

どんな問題が発生するか知っていただき、あらかじめ準備しておけば、比較的容易に成功させることもできるのです。

①レポートひな形の登録・更新の負担が大きい

従来のレポート電子化ツールは高機能になればなるほどひな形登録アプリが複雑化し、その作業が大きな負担になります。

②専任の担当者がいないと運用できない

IT知識があればだれでも担当できるだろうという考えは大きな間違いです。

現場ペーパレスには当然ながら、現場スキルや製品知識が不可欠。

それに加えてITスキルもある人材は実際にはなかなかいませんし、いたとしてもそういう貴重な人材を専任にすることは難しいのが実情でしょう。

③データの利用・活用が困難（人的・コスト的要因）

レポート電子化すれば既存のデータベースとの連携や、レポートデータを活用することで大きな効率化が得られると思われますが、実際には人的にもコスト的にも大きな負担となります。

営業段階でのセールストークには十分な注意が必要です。

課題１：レポートひな型登録・変更の負担が大きく運用が破綻する

レポート電子化するためにはとても複雑なデータベースの設定が必要となります。

そのため、ひな形設定アプリは高機能になればなるほど複雑で難解なものになってしまいます。

設定しなければいけない項目見ていきましょう

１）登録時に必要な処理

　（１）すべての入力項目の情報

　　　それぞれの位置、種類（文字、日付、数値、時刻、写真、選択肢、押印欄など）、文字サイズ、表示位置、許容値、必須入力設定など入力項目は多いものでは数百項目にも及ぶものでこれらを正確に設定することは　とても困難な作業です。

　（２）計算式などの組み込み

各項目の計算式などを個別に設定していきます。

　（３）用紙レイアウトなど

電子化されたレポートもプリントアウトする必要がありますので、各ページの用紙レイアウトなども設定しておく必要があります。

これらの設定を設定アプリで行っていくわけですが、当然のことながら、操作は複雑で習熟するのには時間がかかるものとなってしまうのがやむを得ないものと思われていました。

２）修正時に必要な処理

レポートひな型がレイアウト変更などの場合はさらに操作は難しくなってしまいます。

　（１）位置の変更

　　　　　既存項目の位置を変更しレイアウトを生構築する必要があります。

　（２）新規項目追加

　　　　　新たな項目を追加する場合もレイアウトを設定し各項目の設定を行います。

　（３）項目の廃止

　　　　　変更により廃止された項目をレイアウトから消去する設定が必要

これらの変更は、現場スキルがない人にはできないのですが、管理アプリを使えるのはIT担当者で現場スキルはないケースが多く、現場スタッフに確認しながら行うこととなり、打ち合わせなどを行って修正するため、修正にはさらに時間がかかってしまうわけです。

３）運用の限界

このひな型設定にかかる負担が大きすぎることと、操作ができる方は限定されるため、対応可能なレポートの数には限界があり、大規模運用が不可能というのが実情です。

解決１：ひな型ファイルをドロップするだけの究極の効率化を実現

do!bookでは、お客様のご要望を受けて開発した様々な画期的な技術により、操作性の飛躍的な改善を実現しました。

特長としては

　１）新規登録：１０分で完了

　　　ブラウザ上にひな形ファイルをまとめてドラッグ&ドロップして登録。
　　　フォルダを選んで登録したいひな形ファイルをまとめてドラッグ&ドロップ。

　　　システムがファイルを解析して設定作業の大部分を自動処理します。

　　　登録後プレビュー上で設定をチェックするだけでご利用開始。

　　　他社が数日かかる作業がわずか１０分で完了。

　２）修正処理：画面を見ながらマッチングするだけ

　　　修正したいひな型を取り出して修正し、ブラウザ上にドロップして修正登録。

　　　修正前後のレイアウトを画面上に並べて表示し、入力項目をマッチングすることで該当する項目の設定情報をそのまま引き継がせることが可能です。　　

従来の電子レポートでは難解な管理ツールを究極に効率化したことで、ペーパレスの普及を飛躍的にスピードアップすることが可能になります。

　３）全てブラウザで完結する見える化アプリ

ITスキルがないユーザの使用を前提として、画面にひな型を表示させる見える化にこだわった他に類を見ないインターフェイスを実現。

　　　　①１０分の教育でどなたでもご利用可能

　　　　②作業を分担して一気に電子化可能

　４）高度な設定はIT担当者に一任

各項目をコード付けしたり、他のシステムと連携するなど高度な設定は管理者に一任してペーパレスレポートを運用しながら設定することが可能です。

修正に時間がかかって工程に間に合わないという従来アプリの致命的問題も解決します。

課題２：専任の担当者が必要なアプリは運用できない

レポート電子化のためには、1ページに数百もある入力項目のデータベース化をしていくわけなので、従来の管理用ソフトは、とても複雑で難解なものでした。

他のオフィスツールと比較すればそれほど難しいわけではないのですが、致命的な問題があるのです。

１）製品知識、現場知識がないとツールを使いこなせない

２）管理ツールを操作するためにはIT知識が不可欠

つまり、IT担当者と現場スタッフが協力して進めないと、現場で使いやすい電子化レポートが作れないわけです。

しかも管理ソフトはIT担当者のPCにインストールして利用するので、分業化も困難で何度も打合せを行って調整していくために想像以上の時間がかかってしまうことになります。

また、管理ツールの習得ができるスタッフも限られてしまい習得した担当者がボトルネックとなり適用できる範囲が決められてしまってペーパレス化の範囲も限定されているのも大きな問題です。

従来のレポート電子化ツールは、このように専任者が必要になり、専任体制が維持できなければ、限定したレポートの電子化しか運用できなくなってしまい、コスト効果が出ず、やがて紙に戻ってしますのです。

つまり、現場ペーパレスを成功させるために管理アプリが求められることは『簡単な教育でだれでも設定できること』、『設定作業を分散化して共同作業できること』なのです。

解決２：教育不要、ブラウザアプリで誰でも使える管理機能

他社アプリとdo!bookの比較を下表にまとめます。

do!bookの管理ツールは以下のコンセプトで開発されています。

　①徹底的な効率化・自動化の追求

　②レポートひな型上で分かりやすく操作（管理アプリの見える化）

　③ブラウザ完全対応で分業化を実現

課題３：データの連携・活用が困難（人的・コスト的負担が大）

レポート電子化すれば既存のデータベースとの連携や、レポートデータを活用することで大きな効率化が得られると思われますが、実際にはどうなのでしょう。

１）マスターなどで入力を効率化する場合

CSVなどでデータ登録をしておくことで入力を効率化することは可能ですが、その準備に手間が掛かりバックオフィススタッフには大きな負担となります。

２）既存データベースと連携する場合

例えば受注番号が決まれば、お客様名や製品コード、製品名などは決定するので、自動で設定することで現場の入力項目を減らしてレポート作成の手間を軽減することが可能です。

しかし実際に実施しようとする場合、ベンダーに依頼して連携システムを作る必要があり、コストも手間がかかってしまうのが実情です。

３）レポートデータを分析したり他のシステムと連携したい時

CSVなどでデータ取り出すことは可能ですが、全項目がダウンロードされそこから必要な項目を毎回手作業で抽出する必要があり、想定していたほどの効果が出ないのが実情です。

自動化することも可能ですが、この場合も追加コストをはらってカスタマイズする必要があります。

このような追加コストは導入前に十分説明されていないケースが多く

『導入前にしっかりカスタマイズの対応を確認することが重要です』

解決３：様々な連携・効率化ツールでお客様社内で連携機能構築

他社アプリとdo!bookの比較を下表にまとめます。