はじめに

店舗やショールームでもビデオや写真などを共有するニーズが高まり、多くの企業様でdo!bookを活用してペーパレスを実現されています。店舗・ショールームで困っていることとその解決策について事例を交えてご紹介してまいります。

店舗・ショールームで困っていること

①サービス員は多く、教育も大変

店舗・ショールームスタッフは、協力会社など社外のメンバーも多くITの教育もできないのが実情です。教育不要で誰でもすぐに使えるツールが必要です。

②ドキュメントは多種多様でシステム化しても管理が大変

最近では、紙だけでなくビデオや写真などのドキュメントも増えて、ペーパレスのニーズが高まっています。手間をかけずにうまく共有するツールが欲しいと考えているようです。

③コロナ禍で講習ができない

スタッフの教育や講習会が、クラスター防止でできなくなってしまったため、ビデオやスタッフマニュアルなどを活用して講習ができるツールが欲しいとお困りの様です。

④システム化にコストがかかりすぎる

マニュアル・レポートの設定作業などのユーザ教育、そしてユーザー数で増えていくライセンス費用など、コストがかかり過ぎるのがシステム化の大きな障害となっています。

では、do!bookご導入企業様の事例を交えて具体的な運用イメージをご紹介してまいります。

タブレットでマニュアルペーパレス（しまむら様など）

店舗マニュアルをフォルダに登録しておくだけでdo!bookが自動登録します。更新があった場合もフォルダのファイルを差し替えるだけで、常に最新のマニュアルを現場に提供します。しまむら様では全店舗のマニュアル配信はdo!bookで効率的に運用されています。

①フォルダにファイルを登録しておけばシステムが自動登録

お客様ごとに異なるマニュアルなどのファイルを設定したフォルダに登録しておけば、do!bookが同期してクラウドにアップロード、Microsoft OfficeやPDF、写真・動画などフォーマットが異なるファイルでも閲覧可能にする準備ができます。

②店舗でスマートフォンでも閲覧できる

店舗でパソコンはもちろんスマートフォン、タブレットでも簡単に閲覧できます。また、QRコードをスマートフォンで読み込むだけでその拠点の情報に直接アクセスも可能です。

③ファイルを差し替えるだけでマニュアル変更

マニュアルに更新があった場合もフォルダ内のファイルを更新するだけで自動的に現場に最新情報を提供します。情報のメンテナンスを効率化することで大量の拠点の管理も可能となります。

④ユーザ数無制限・ユーザ教育不要の使いやすさ

do!bookはユーザ数無制限。サービス員が多くても安心！ユーザ教育不要で誰でもすぐにご利用いただけます。

ショールームの営業資料ペーパレスを実現

ビデオや写真などの商材が増えてきましたが、do!bookを使うことでショールームスタッフがいつでも最新のコンテンツを利用してプレゼンができるようになりました。

①大量の資料はフォルダに分類して登録

日々増えていく商材の管理も手間がかかります。do!bookでは、フォルダ構成も同期するので、ファイルサーバにフォルダに分けて動画やカタログ、チラシなどを登録しておくだけでわかりやすく探していただけます。

②全文検索でページまで検索

資料が大量になると必要な情報がどこにあるのかも探し出せなくなっていきます。do!bookでは、資料内の文字をページと文字の位置までデータベース化されるので、探したいページをハイライトして検索していただけます。

③Officeファイル、PDF、写真も動画もまとめて配信

フォルダに登録されている様々なフォーマットのファイルを全ページプレビュー付きで一覧表示。タイトルや説明文なども記載が可能。閲覧はもちろんオリジナルファイルを取り出して活用することも可能。

最新機能では同一フォルダに登録されているファイルを１冊のBOOKとしてまとめて閲覧（スライドビュー機能）することで、動画、写真入りの1冊のブックとして閲覧が可能。商品紹介の時にいくつもBOOKを開く必要はなくなる便利な機能です。

④アンケートにも使えるレポート機能

セルの背景色を付ければ、do!bookは入力欄と認識し、そのセルのタイプ（文字、数値、日付）を認識して自動設定。○や□の文字位置を検出して選択候補の設定も自動化されます。

その他、写真やGPS、バーコード読込にハンコ、サイン機能など、Excelさえ使えれば、誰でも直感的に高度なレポートテンプレートを作成できます。作成したExcelファイルはフォルダに登録するだけでシステムに登録されます。

⑤スマートフォンでもレポート作成

スマートフォンでレポートを呼び出しタッチ操作でレポート作成が可能。また高度なデータベース機能で作成したすべてのレポートデータはリアルタイムで他システムと連携も可能です。

⑥Excel、PDFでレポートデータをダウンロード

作成した写真集はExcelもしくはPDFとしてパソコンからまとめてダウンロードすることが可能。帰社してレポートをデジタル化するなど無駄な作業はなくなります。無料版でも対応していますので是非ご活用ください。

多種多様な情報を1冊にまとめてプレゼン資料作成

プレゼンではカタログだけでなく、写真やビデオなど様々な情報が必要です。これらの情報は様々なフォーマットですでに存在していますが、プレゼン資料として現場に提供するためにはビデオなどに再編集する必要がありますが、費用的に厳しいため資料を手作業で切り替えながらご説明することになります。

do!bookでは、ドラッグ＆ドロップの簡単操作でページ編集することが可能です。すでにある資料と動画を組み合わせるだけでプレゼン資料を作成することにより、動画入りのわかりやすいプレゼン資料をお手元で作成することができるようになったのです。

全面導入・全員利用で効果は最大化できる（トヨタ自動車様）

現場ペーパレスの導入に先立ち、まずは一部で試してみたことがある企業様も多いのではないでしょうか。ある部門だけとかある資料だけ試してみても、通常ペーパレスの効果は発揮されません。

ある部分だけは紙で運用しているとか、ペーパレス対象部門が一部だけでは、逆に紙がないということが障害となってしまうケースがあります。

事実、一部部門だけのペーパレスをトライアルしてみたけれど効果はでなかったので導入を見送ったという企業様も多いのが実情です。つまり、小規模運用では効果は限定的で障害はあるため、いずれ紙に戻ってしまうわけです。

全部門導入しないと効果は出ない（トヨタ自動車様）

なぜ小規模トライアルからスタートされるのか、その理由はソフトウェアのライセンスにも問題があります。ソフトウェアのライセンス費用は通常ユーザ数で決まります。

ユーザ数が少なければ費用は安く、ユーザ数が増えれば費用が増額されるわけです。一方、効果は実証されていないので、最初からユーザ数を増やして利用するリスクをとるわけにはいかないわけです。

そういうわけで、小規模トライアルが始まりますが、現場には多くのメンバーがいますから、例えば図面を電子化しても一部メンバーだけに共有しても効果は出ません。権限を与えられていないユーザは、プリントアウトしてもらい紙としても利用するような形にせざるを得ないのです。

do!bookには機能によりグレードの違いはありますが、すべてユーザ数は無制限にさせていただいています。トヨタ自動車様では、全販売店の実に４万ユーザがdo!bookをご利用いただき、動画、写真、ドキュメントなどを共有しておられます。全員が利用することで初めてペーパレスの効果は出てくるのです。

ユーザ数無制限を実現したdo!bookの独自技術についても製品サイト内で詳しくご紹介しておりますのでご一読ください。

店舗・ショールーム現場のDXはペーパレスからはじめよう

店舗・ショールーム現場で働くスタッフにとってプレゼン資料やアンケートは永く紙で運用してきました。パソコンは使いにくいという現場の環境もありIT化は遅れていたわけですが、スマートフォンの普及により大きな変化がうまれています。スマートフォンを活用してマニュアルとレポートのペーパレスを実現することは、今は難しいことではなく、すぐに実現可能な現場DXとなりました。