異なるファイルフォーマットも1冊にまとめてわかりやすいマニュアルを作成

背景

熟練スタッフはマニュアルを見なくても作業はできるが、スキル伝承のためにもマニュアルは整備していきたい。若いスタッフも技能習得の意欲はあるにも関わらず上手く質問ができずOJTがうまく機能していない。日本のモノづくりを支える現場の変わらぬ課題に加え、何でもネットで調べる文化がコンプライアンス上問題になるという企業様も多くなってきました。一方昔ながらのマニュアル作成は負担が大きいだけでなく、動画や写真を見て学ぶ世代が中心となった今、大きな変革が求められています。
日本貨物鉄道株式会社様でもこのような背景から、効率的かつサステナブルに運用可能な現場マニュアルアプリ導入をご計画され、1年間do!bookのモニター企業として様々なオンリーワン機能を一緒に開発させていただきました。

課題

マニュアル電子化に際して多くのパッケージソフトをテストし、解決しなければならない重点課題を抽出しました。

マニュアル作成ツールが難しく習得に時間がかかる
従来のマニュアル電子化ツールは専用のマニュアル作成ツールの習得が必要であるため、作成・更新業務が個人に集中し、担当者が多忙であるとマニュアルの更新ができなくなります。普段から使い慣れたMicrosoft Officeでマニュアルを作成することで、作成・修正業務が汎用化され特定の担当者への負荷集中を避けることで運用のネックを解消したい。

動画・写真を活用したいが、それだけではすべて対応できない
動画や写真を活用したマニュアルアプリを検証したが、動画や写真だけでマニュアルは作れない。図面や各種規程なども組み込み、その上で動画や写真で分かりやすく表現したい。

マニュアルは見ないがレポートはかならず作成する
マニュアルを必ず見る習慣はなかなか身につかないが、必要なレポートは必ず作成する。レポートとマニュアルを一冊にすることで、マニュアル確認も習慣づけていくことができるはずです。

機能紹介・導入効果

図面・写真・動画入りで分かりやすいマニュアルができる

一般的な電子マニュアルツール：デジタル化された資料の再加工が無駄！
従来のマニュアル電子化ツールは、用意されたマニュアルのデザインテンプレートを選んで１から電子マニュアルを作成していくのが一般的です。しかし、図面をはじめ規程やチェックリスト、技術資料などほとんどは電子化されており、逆に電子化されたものを再編集するという無駄が発生しているのが実情でした。

do!book：電子化されている資料はそのまま活用
手順書・図面・要領書・チェックリストなどほとんどの情報は既にデジタル化されています。ただ、フォーマットが異なるため、その閲覧のためにはアプリを切り替えたり、PCに不慣れな現場ユーザには利用できなかったわけです。do!bookでは既に電子化されている資料をファイルサーバ（クラウドストレージ）に登録するだけ。簡単に動画や図面、レポート入りのマニュアルを作成可能です。

①ファイルサーバにフォルダ分けして資料を登録
②do!bookが差分チェック（新規・更新ファイルを検出）して自動登録
③異なるファイルフォーマットの資料を一冊のBOOKにまとめて閲覧（ハイブリッドBOOK)

現場に見せたい全ての情報は、見せたい順番に整理するだけ。マニュアル作成を大幅に効率化します。

使い慣れたMicrosoft Officeなどで誰でも簡単にマニュアル作成

一般的な電子マニュアルツール：マニュアル作成ツールの習得にかかる時間と手間が無駄！
マニュアル電子化ツールはそれぞれ編集ソフトが用意されています。当然ながらそのソフトを習得しなければ電子マニュアルは作成できません。そこで、マニュアル電子化の担当スタッフが任命され、その方がこの編集ソフトを習得することになります。実際に運用が始まると、この編集ソフトを使える方が忙しいと修正作業が滞り、やがて修正できなくなります。つまり、実はマニュアル編集ソフトが難しいのが運用が破綻する原因となってしまうわけです。

do!book：使い慣れたMicrosoft Officeで効率的にメンテナンス
ハイブリッドBOOKの仕組みにより使い慣れたMicrosoft Officeを使用することで、誰もが作成・修正が可能。マニュアル修正もファイルの更新だけで対応できるので運用後のメンテナンスも負担にはなりません。

・規程や図面はPDFをそのまま登録
・Picture-In-Pictureで動画再生！
PowerPointに解説を記入して動画を張り付けておくと、do!bookでもページ上で動画を再生できる
・動画はフリーソフトで簡単編集
・チェックリスト・レポートはExcelで作成

レポート機能で効率化・スピードアップ

マニュアル・レポート一体化で品質向上
マニュアルはあまり見られないけれど、レポートは確実に作成する。マニュアルとレポートを一体化することで作業時にマニュアルを見る習慣がつくことで品質向上が図られました。

見えるレポートが効率アップ
例えば工具の管理レポートは、チェックリストへの記入から写真撮影に形式を変更し「見えるレポート化」にすることで、工具を綺麗に保管する習慣が付きます。

異常時自動通知でトラブル即応体制を実現
また全員の朝の体調確認や安全確認では、レポートの自動通知機能を活用して問題発生時には管理者にリアルタイムで情報を共有。コミュニケーションスピード向上という現場DXも実現しています。