会議ボード
テレワークが普及してWeb会議が当たり前になってきましたが、やはりリアルな会議が必要になることもあります。Web会議に不足している機能を補うものとして『会議ボード』は開発されてきました。
Web会議は資料が苦手
具体的に、資料上で議論が必要な場合を考えてみましょう。Web会議の画面共有機能で資料を見ながら話を聞く形であれば問題ないのですが、参加者が資料について意見交換するということになると混乱してしまいます。結局Web会議では収拾がつかなくなって、リアル会議をすることになることもよく見られます。
①資料のどの部分を話しているのかわからない！
②資料上に書き込めない（資料上にメモして見せたい）
③口頭でしか表現ができない（ホワイトボードのように書いて見せたい）
④皆の意見を集約して議長がまとめ直し（議事録）て再度ミーティングが必要
⑤会議に参加していない人は内容を理解できない。
Web会議は、資料上での打ち合わせには不向きということです。このような課題を解決するのがdo!bookの会議室機能です。
会議ボードとは
『会議ボード』とは資料を貼り付けたホワイトボードのようなもので、この上で参加者がチャットで意見を書き込んだり、写真やPDF、白紙などを登録することが可能です。
ただし、音声通話の機能はありませんので、必要に応じて電話やTeamsなどの音声会議を併用するものです。
➀会議ボードの作成
➁会議ボードへ招待
➂表示ページ同期する
➃ページに意見を書き込む
⑤ハンコが押せる
⑥欠席者をフォロー
⑦PDF保存で議事録不要
それでは操作手順に従って機能をご紹介していきましょう。
会議ボードの作成
会議ボードは以下の3つの方法で作成できます。
1）ページ抜粋で作成
閲覧中の各BOOKから必要なページを抜粋して会議ボードを作成します。
2）BOOKコピーで作成
各BOOKを閲覧中に会議ボードを作成すると、そのBOOKの会議ボードが作成されます。
3）ファイルや白紙から作成
ファイル（写真・PDF）や白紙から会議ボードを作成します。
会議ボードに招待
作成した会議ボードに参加者を招待するには以下の２つの方法があります。なお、会議室にはパスワードが設定可能なので招待するときは必要に応じてパスワードを設定していただけます。
1）通知機能を利用して招待
会議ボードのメニューから招待を選ぶとユーザを指定して通知を送ることができます。送られた通知は、各ユーザのトップページの通知一覧に表示され、そこをクリックすると会議ボードに入ることができます。
2）リンクをメール・チャットで送付して招待
アプリ内の各ページでURLリンクを取得できますので、このリンクをメールなどで送信してWeb会議の招待の感覚で会議に招待できます。
表示ページ同期する
電話やWeb会議で同じページを見ながら話すことができる機能です。画面にある同期ボタンを押すと同期モードになります。同期モード中にページを移動すると他のユーザのページもそのページに切り替わります。参加者は同じ資料を見ながら活発に意見交換することができます。
なお、ページが同期されるのは、同期モードになっているユーザだけです。
同期ボタンを押すと同期モードになり、長押しすると15秒間同期を維持できます。15秒経過すると自動で解除されます。
ページに意見を書き込む
1）チャットを書き込む
画面をタップするとそこにコメントを書き込めます。また書き込まれたコメントにチャットのように返信できるので、ピンポイントでの議論が可能になります。
2）ペンを書き込む
画面上に書き込んだペンも参加者全員に見えるようになります。
3）写真を貼り付ける
画面をタップして写真メニューを選択するとその位置に写真を貼り付けることができ、張り付けられた写真は参加者全員に見えるようになります。現場写真を貼り付けて報告したり、メモを貼り付けたり便利に活用いただけます。
（4）ページ挿入
資料に書き込む余地がない場合は、手元の紙にメモを記入し撮影してページとして挿入することも可能です。またPDFや白紙のページを挿入し、他のページと同じようにチャットやペン、写真張り付けすることもできます。
5）ハンコが押せる
会議資料のどこにでも電子ハンコの押印が可能です。ハンコにはコメントも書き込めます。資料の最後に参加者の電子ハンコを押すことで、PDFとした時も参加を記録することも可能です。
注：電子ハンコはコメントも書き込めて、他のユーザは移動・削除もできません。
