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マニュアルのペーパレスの紙マニュアル

2022.06.03

製造現場や工事現場、店舗などのペーパレスは現場DXの大きなテーマで、コロナ禍で講習も満足にできないなどの厳しい状況の中、緊急課題となっています。

現場ではITスキルは高くないので、マニュアルをペーパレスにするためのマニュアルを紙で配っているような笑えない話もあるくらい、現場ペーパレスのハードルは高いようです。

今回は実際の現場ペーパレス化の過程で発生する様々な課題を中心にその対策について考えてみましょう。

アプリ選定がまとまらない!

さて、まずはマニュアルペーパレスを実現するシステム(以下アプリと呼びます)の検討が必要です。

実に多くのアプリがありますが、大きく分けると以下の3種類になります。


①多様なテンプレートを用意してそこに文字など入れていくだけでマニュアルができるもの
②動画や写真などを基本として手軽に作成、わかりやすいマニュアルができるもの
③HTMLベースのマニュアルを簡単に作成できる

それぞれに長短があり、どれが最適か相当悩んでしまうのですが、ここで一番の問題は、同じ社内でも意見が分かれることです。

現場の仕事の内容により①がいいとか②がいいとか議論百出でまとまらないというお話をよく聞きます。現場は生産性が第一ですから、無理やりアプリに合わせて仕事の仕方を変えるわけにはいきません。

つまり、

現場のニーズに合わせてベストのマニュアルを作れるアプリ

が必要とされているわけです。

課題① マニュアル作成の負担が大きすぎる

アプリの導入が決まるとすべてのマニュアルを作り直す必要があります。

例えば、写真や動画を利用してマニュアルの作成を効率化できるといっても、その素材の準備に時間がかかったり、マニュアル作成アプリの習得にもどうしても時間がかかってしまいます。

今までは、マニュアル作成の担当者が得意なツール(ExcelやPowerPointなど)を作って紙ベースのカタログを作成してきたのですが、これを全て置き換えていかなければいけないわけです。

できれば使い慣れたMS Officeを使ってマニュアル作成したい

できれば、今までに作成したマニュアルを利用したい

これがマニュアル作成者の本音です。

マニュアル作成専用ツール導入時の弊害

課題② マニュアルが使いにくい

現場スタッフはPCスキルは要求されるものではないので、操作が難しいと使ってもらえません。
講習会をしても難しい画面があれば、使ってもらえないというのが現場向けアプリの一番の課題です。

つまり、現場にITリテラシーを求めるのではなく、アプリ自体が現場リテラシーをもって開発されたものでなければいけません。

現場には現場リテラシーをもって開発されたシステムが必要

課題③ 投資効果が分からないので小さくスタート

現場ペーパレスを始める際、まずは小さくスタートするのが常道です。

これにはいくつか理由があります。

1)アプリがユーザ数ライセンス
  効果が見えないアプリに最初から大きな投資はできません。ITスキルが高そうなチームでまず試してみよう。

2)マニュアル作成のスタッフ負荷が大きい
  新アプリにマニュアルを登録するのに手間がかかるため、まずはPCを使い慣れたスタッフがいるチームで試してみよう。

3)ハードの導入を抑えたい
  新アプリ用のタブレットやPCなどハード投資が負担となるので、まずは限定して試してみよう。

このようにしてスタートするわけですが、そのほとんどのケースで残念ながら失敗に終わります。

その理由は。。。

1)全員利用しないとペーパレス化の効果は出ない
 一部部門でペーパレスを実施してもその効果は限定的でしかありません。
 試すだけで、どうせうまく行かないと思われてしまい、知らないうちに紙に戻ってしまうのが現実です。
 現場ペーパレスは、全員でチャレンジしなければ成功しない。

2)マニュアルのメンテナンスが破綻する
 マニュアルは作成だけでなく、日々修正する必要があります。不慣れなアプリを利用してマニュアルは作成したけれど、操作できる人は一人だけという状態では日々の修正(メンテナンス)は遠からず破綻します。マニュアルが最新でなくなると現場も使ってもらえません。
 誰もが使い慣れたMS Officeなどでメンテナンスできないと運用が行き詰まる

3)タブレットやPCは壊れる
 現場でパタブレットやPCを利用するとすぐに落として壊してしまいます。
 両手が塞がるタブレットなどは実は現場には不向きなのです。もちろん投資も大きくなるのでペーパレスは一向に進まなくなります。
 手元のスマートフォンで使えないと投資も修理費用も膨大

野営BOOKで解決① 今あるマニュアルを流用可能

MS Officeで作成したマニュアルやPDFの図面が既にある場合、それらを流用して野営BOOKに登録することでマニュアルペーパレスを簡単に実現できます。

野営BOOKへの登録方法

ステップ1:フォルダを決めてそこにマニュアルのファイルを登録します。
 ファイル名順に並びますので、見たい順になるようにファイル名を決めておくと便利です。

ステップ2:野営BOOKで登録処理を実行
 上記フォルダ内にあるファイルを野営BOOKに登録します。

ステップ3:アプリで閲覧(ユーザ数無制限!!)
 手元のデバイス(PC,タブレット、スマフォ対応)で登録したファイルをスピーディに閲覧可能。
 ユーザ数は無制限ですので現場の全員でご利用いただけます。

使い慣れたMS OfficeやPDFで作成されたファイルをそのまま流用できるので、マニュアル作成アプリなどを習得する必要はありません。マニュアルの修正時もMS Officeを利用して修正した後、登録フォルダに入れて登録処理を実行するだけ、マニュアル更新にも手間がかかりません。

野営BOOKご利用の3ステップ

野営BOOKで解決② 教育不要!誰でもすぐに使える

野営BOOKは、現場の実情を熟知したデジタルオフィスのノウハウ満載!

教育不要。誰でもすぐにご利用可能です。

ポイント1:資料の全ページプレビューができる
 ファイルの一覧から全ページプレビューすることができ、見たいページを直接呼び出せます。

ポイント2:マニュアルも図面も1冊にまとまる
 MS Office、PDF、写真などフォーマットが異なるファイルでも1つのBOOKにまとめて表示
 図面とマニュアルなどを1冊にまとめることでより見やすいマニュアルに仕上がります。

ポイント3:QRでもチャットからでも呼び出し簡単
 例えば、現場の機器に張り付けられたQRコードを読み込むだけでそのままマニュアルを表示させたり、メールやチャットでBOOKへのリンクを送ることで、リンクをタップするだけで見せたいページにご案内が可能です。

野営BOOKがあれば、わざわざ教育する必要はありません。

ユーザ数無制限ですので、

現場のすべてのユーザに見える化されたマニュアルをお届けできるのです。

教育不要ですぐに使える野営BOOK

野営BOOKで解決③ 手元のデバイス(スマホ)で使える便利アプリ

PCに不慣れな現場ユーザもスマートフォンのアプリには慣れています。

野営BOOKはPCはもちろんタブレットやスマートフォンなどお手元のデバイスでご利用いただけますのでハードの追加は不要です。

QRを読み込んだり、メールやチャットからBOOKを呼び出したり、スマートフォンアプリ感覚ですぐにご利用いただけます。
さらに、ページのコピー機能や切り取り機能など手元に残したい情報は切り取って残すことも可能。

紙より便利なペーパレスアプリで現場全員でペーパレスを実現しましょう!

野営BOOK(無料版)でここまでできる!

野営BOOKは、永年無料でユーザ数も無制限です。

登録可能なファイルは1ファイル50ページまでで、登録ファイル数は50ファイルまでという制限がありますが、これ以内であれば完全無料。

気に入っていただいて有料版にアップグレードしても、月あたりわずか5万円(ストレージ100GB4換算で5万ページの大容量)からととてもリーズナブル。

有料版では動画ファイルも登録できるので動画付きマニュアルも自動作成可能になります。

野営BOOKのお申し込みはこちらから

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